לא כל מסמך הוא חשבונית.בואו נעשה סדר.

סוגי מסמכים נפוצים

• חשבונית מס

  המסמך הקלאסי שמלווה רכישה.

  מתי משתמשים

  ספק שהוא עוסק מורשה מנפיק חשבונית מס בעקבות עסקה — ההוצאה מוכרת לצרכי מס תשומות, והמע״מ ניתן לקיזוז.

  איך קלקליט מטפלת

  קלקליט מזהה אוטומטית את פרטי החשבונית: שם הספק, מספר ח.פ. / עוסק מורשה, סכום לפני ואחרי מע״מ, מספר חשבונית ותאריך — בלי הקלדה ידנית.

  דוגמה: ספק דלק שולח חשבונית מס חודשית עם כל התדלוקים של הצי.

• חשבונית זיכוי

  חשבונית הפוכה — מבטלת או מקזזת חשבונית קודמת.

  מתי משתמשים

  כשספק מחזיר כסף (למשל החזרת סחורה, ביטול עסקה, או טעות חיוב), הוא מוציא חשבונית זיכוי. ערכה שלילי וצריך לקזז אותה מחשבונית המס המקורית.

  איך קלקליט מטפלת

  קלקליט מזהה את המסמך כחשבונית זיכוי ומסמנת אותו כסכום שלילי בייצוא, כך שהנה"ח מקבל את הקיזוז מוכן. בקרוב המסמך גם יוצג באדום עם סימן מינוס לאורך כל המערכת, כך שתראו מיד שהסכום בקיזוז עד שהוא מאוזן מול החשבונית המקורית.

  דוגמה: החזרתם פריט פגום לספק — הוא מוציא חשבונית זיכוי על הסכום, וקלקליט תזהה ותעביר אותה כקיזוז.

• חשבונית מס-קבלה

  שני מסמכים בלחיצה אחת.

  מתי משתמשים

  מסמך משולב שמשמש גם כחשבונית מס וגם כקבלה — מתאים כשהתשלום מתבצע באותו רגע של העסקה (מזומן, אשראי, העברה מיידית). חוסך לספק להפיק שני מסמכים נפרדים.

  איך קלקליט מטפלת

  קלקליט מחלצת את אותם שדות שהיא מחלצת מחשבונית מס רגילה — שם הספק, ח.פ., סכום, מע״מ, תאריך. בקרוב, כאשר נזהה שהמסמך כולל גם קבלה, ההוצאה תסומן אוטומטית כשולמה לפי אמצעי התשלום שצוין, בלי שתצטרכו לרשום קבלה נפרדת.

  דוגמה: סופרמרקט נותן חשבונית מס-קבלה ברגע שמשלמים — אין שלב נפרד של 'אישור התשלום אחר כך'.

• קבלה (בלבד)

  אישור שהתשלום בוצע — לא תיעוד של העסקה.

  מתי משתמשים

  קבלה לבדה (בלי המילה 'חשבונית') יוצאת בדרך כלל מעוסק פטור. אין מע״מ לקיזוז, וההוצאה נרשמת בסכום מלא בלי הפרדה לתשומות.

  איך קלקליט מטפלת

  קלקליט מחלצת מהקבלה את שם הנותן, התאריך והסכום הכולל. אין שורת מע״מ נפרדת — הנה"ח יזהה לפי המסמך שמדובר בעוסק פטור.

  דוגמה: פרילנסר עוסק פטור (מאמן עסקי, יועץ קטן) — הוא רשאי להוציא קבלה בלבד, בלי מע״מ.

• תעודת משלוח

  מלווה את הסחורה — לא את הכסף.

  מתי משתמשים

  כאשר ספק שולח סחורה ללקוח, מומלץ לצרף תעודת משלוח המציינת את הכמויות ופרטי המוצרים הנכללים בה. לאחר הפקת תעודת המשלוח, יש להפיק חשבונית מס.

  איך קלקליט מטפלת

  הלקוח סורק את תעודות המשלוח לקלקליט. בקרוב — כשחשבונית המס מהספק תגיע בהמשך, קלקליט תזהה את תעודת המשלוח המתאימה ותקשר ביניהן אוטומטית, כדי שלא ייווצרו חיובים כפולים על אותה סחורה.

  דוגמה: ספק חומרי גלם מספק סחורה שבועית עם תעודת משלוח, ושולח חשבונית מס מרוכזת בסוף החודש.

• תעודת החזר לספק

  ההיפך מתעודת משלוח.

  מתי משתמשים

  כשמחזירים סחורה לספק (פגומה, חורגת מהזמנה, או לא מתאימה) — מוציאים תעודת החזר. היא מתעדת את ההחזרה ומשמשת בסיס לחשבונית זיכוי שתגיע מהספק.

  איך קלקליט מטפלת

  תוכלו לסרוק את תעודת ההחזר לקלקליט יחד עם שאר המסמכים של אותו ספק. בקרוב — תעודת החזר תוצמד אוטומטית לתעודת המשלוח המקורית, וכשחשבונית הזיכוי תגיע, הקיזוז יתבצע בשרשרת אחת.

  דוגמה: קיבלתם 100 יחידות אבל 5 פגומות — תעודת החזר על 5 + ציפייה לחשבונית זיכוי תואמת.